毎週の営業実績管理レポート作成業務の自動化

支援対象:大手国内の旅行会社様
支援期間:約1カ月

定型レポートの自動化による業務効率化で、利益を生む活動への業務にシフト

大手旅行会社様では、営業統括系の部門にて、各営業所の団体旅行の営業進捗を把握するため、週次で前週末、前々週末時点の販売累計や営業担当別の顧客毎の販売計画、実績などに関するレポートを作成しており、各ファイルのダウンロードやデータ加工、 転記レポート 作成、メール配信(約100支店に配信)に相当の工数を割いていました。

そこで、プロジェクトでは、団体旅行の営業進捗モニタリングレポート作成業務の自動化を実施しました。

日々の業務の中で発生する各種レポート作成の中には、手を動かして作業することの多い定型業務であるため、自動化によって時間短縮と品質向上を同時に実現させやすく、生産性の向上が期待できます。特に、売上実績やマスタなどのデータ取得、および、日次や週次などの各種定期レポート作成の自動化は効果的です。
自動化による業務効率化をすることで、考える業務に時間の配分をすることが可能となってくるため、今までよりも戦略的な方針への舵を切りやすくなることから、革新的な体制の構築も検討できるようになります。

既存業務の整理を実施して、自動化する業務を決定

この旅行会社様では、国内のターゲット顧客を以下のように大きく分類して、営業展開を行っております。
※外国人の旅行者(インバウンド)については対象外とします。”
【団体旅行】
各エリアに営業所を配置して、そのエリアの教育機関や企業、各種団体に、修学旅行や社員旅行、イベントなどの企画書(見積書)を作成して提案(営業)を行う。

【個人旅行】
国内外ツアーや宿泊施設の旅行商材を準備して、店舗(旅行カウンター)にはパンフレットを並べ、旅行サイトにはコンテンツを公開して、旅行の申込みを待つ。”

団体旅行、個人旅行ともに年度のはじめには、販売計画が立てられています。
基本的には、どちらも前年の実績をベースにするのですが、個人旅行と比べて団体旅行の方が計画達成の精度が高くなるため、顧客の案件単位で細かく管理できる仕組み(以下、団体旅行営業支援システム)を有しておりました。

※なぜ、団体旅行の方が計画達成の精度が高くなるかについては、hybrideのコンサルタントサービスをご希望の方にお教え致しますので、お問い合わせください。

団体旅行営業支援システムの各レポートはBIツールで作成していたのですが、今回対象のレポートは実現できなかったため、Excelにてレポートを作成することになりました。手作業にてレポート作成の運用をはじめたところ、想定以上に時間を要する負荷の高い作業であったため、至急自動化する決定がされました。

現状の作業手順を確認して、技術的な課題をクリアして自動化へ

業務範囲が限られていることから、基本的な業務改善の取り組み方よりもステップを減らして、以下を実施して進めました。
1.問題認識(現状とあるべき状態を確認)
2.解決案検討(2案にて検討)
3.解決案実施(自動化するツールを作成)

要望としては、データ抽出からレポートの配布までをフルオートが希望ということでした。
全てを自動化にて検討したところ、以下の技術的な課題が発生しましたが、解決させて進めることとなりました。
・ブラウザのレポート一覧がAjaxにて実装されている。
・ブラウザの処理の途中にメッセージボックスを「OK」手順が含まれている。
・メール送信をする処理が含まれている。

以下、データの処理速度についても着目する必要がありました。
・顧客の契約単位を1レコードとした年間約50万件のデータを先々週、先週分の合計約100万件のデータを取り扱う。
・営業所が100以上、営業担当は1,000名以上としたデータ集計を行う。

自動化により年間104日分の作業時間削減という高い改善効果を実現

データ量が多いことから、Microsoft Accessをベースにブラウザ(InternetExplore)、Excel、メールコンポーネントをツール化を行いました。
技術的な課題をすべて解決させる部分に時間を要することとなったのですが、「要件定義」「設計」「実装」「テスト」も含めて1ヶ月でフルオート化を実現させることができました。

自動化した業務:処理手順

<処理手順>

1.WebのBIツールからデータダウンロード
→ 約50万件の先週末データを取得。

2.先週末データと先々週末データを営業所、営業担当者単位のExcelレポートを作成
→ 顧客の進捗状況の推移を算出。

3.営業所長別に営業進捗モニタリングレポートを添付してメール配信
→ 営業所ごとに該当する営業所、営業担当者のレポートファイルを圧縮。

自動化した業務:改善効果

今回のプロジェクトでは、定型レポートの自動化によって、年間104日分の作業時間の削減に寄与しました。
・手作業で実施 :2日 /週次
・自動化後の業務:2時間/週次
※実際は、別のパソコンで自動化の処理を実行しており、2時間/週についても業務削減することができました。

また、手作業ではなく自動化することで、業務を属人的にしないことや入力ミスを削減といった効果もえられます。