製薬企業のアウトソーシング化支援

  • 支援対象:某大手外資製薬会社様
  • 支援期間:約6カ月

製薬企業がグローバル競争に打ち勝っていくために業務改善を実施

某大手製薬企業様では、さらなるグローバル競争に打ち勝っていくために、業務の効率化、スピード化、品質の向上を目指していました。
経営層の想いとして、目指す上では、社員をより付加価値の高い業務へフォーカスさせなければならないと考えていました。付加価値業務にフォーカスさせる1つの手法として、オペレーション業務のアウトソーシングを検討していましたが、どのように着手すべきについて悩んでいました。さらには、複数の企業が統合されて形成されている組織であるため、業務ごとに社員の思い入れの度合いが異なり、アウトソーシング化への現場の抵抗が大きくなることが予想されていました。

そこで、外部のコンサルティング会社にアウトソーシング化の推進を依頼することを決定されました。
複数の課題を一度に解決するためには、アウトソーシングの手法、業務の見える化の手法(業務改善)、製薬企業の業務理解、業務の標準化が必要になります。HYBRIDEが設立以来、15年間以上実施している「業務の見える化」の実績により、プロジェクトを推進することになりました。

アウトソーシング可能な業務の割合を全体の業務から抽出する

基本的なプロジェクトのアプローチは、現状業務の把握→業務量の把握→業務分析→アウトソーシング業務の抽出→アウトソーソング業務の検討・決定→新業務フロー・マニュアルの作成→導入説明会実施です。

①業務リストの作成

各組織で実施している業務を、担当者へのインタビューをベースとして棚卸していきます。その過程で、業務リストを作成していきます。
同じ業務であっても、人によっては異なる文言・内容で説明されるため、業務の整合性をうまくとりながら、進めていく必要があります。

②業務量の把握

業務リストをもとに、業務量を把握します。こちらは、インタビュー形式で実施する場合とアンケート形式で把握する場合があります。

③業務内容の整理

業務量を把握した後に、「定型・非定型分析」を実施します。
図のように、縦軸に定型/非定型の切り口、横軸に業務専門性の切り口を設定する事でどのような業務が全体の何%程度あるのかを把握します。
本プロジェクトでは、対象業務全体の約70%がアウトソーシング可能という結果が出ました。

私たちは、現状の業務をそのまま「定型・非定型分析」するのではなく、効率化できる部分はした上で、「定型・非定型分析」する事をお勧めしております。効率化プロセスを省くと、不要な業務をアウトソーシングすることになります。

業務改善だけではなく、意識改革を意図的に推進

前述したように、複数の企業が統合されて形成されている組織体であるが故に、それぞれの業務に各出身母体の社員には強い思い入れがあり、簡単にアウトソーシングすると言っても、現場の抵抗が大きくなるのは目に見えていました。
クライアントと相談した結果、本プロジェクトを意識改革を意図的に進めていく手法を取りました。そのために、積極的に社員をこのプロジェクトに巻き込みます。
従業員の思い入れを無下にせずに、新しい役割分担に変わって頂くという事を全体説明会、個別座談会、ニュースレター配信、アンケート、トレーニングなどを活用して進めていきました。従業員への意識改革は、人の気持ちが重要になりますので、効率的なやり方というよりは、根気よく進めていく事がポイントになります。意識改革まで進めていくと、従業員の中には反対意見を言う方も多いのですが、根気よく続けることで、徐々に、賛成派の人が増えていきました。
なかなか意識改革が進まない時も、常に、プロジェクトの目的「さらなるグローバル競争に打ち勝っていくために」をぶらざずに、確認しながら進める事で、成功にたどり着けたと思います。